MỘT SỐ HƯỚNG DẪN CỤ THỂ VỀ THỰC HIỆN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, người mua

Khái quát về những điểm mới tại TT68, đại diện Vụ Chính sách, Tổng cục Thuế cho biết, nội dung HĐĐT về cơ bản giống nội dung hóa đơn giấy và HĐĐT đã được hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, nhưng có bổ sung thêm chỉ tiêu: mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Riêng ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 3 của TT68. Theo đó, ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác, nhưng có nội dung của HĐĐT theo quy định. Về chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua trên HĐĐT, TT68 quy định, trường hợp người bán là DN, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của DN, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. Một số trường hợp đặc thù trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký người bán. Trên HĐĐT cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng giữa người bán và người mua. Thời điểm lập HĐĐT được xác định là thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm và phù hợp với thời điểm lập HĐĐT. Ngoài ra, DN, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay logo để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Đối với hoá đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 72/2014/TT-BTC ngày 30/5/2014.

TT68 cũng hướng dẫn 7 trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung đó là, HĐĐT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh; HĐĐT bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh; HĐĐT là tem, vé, thẻ; chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là HĐĐT; hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ  hợp đồng; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.

Các trường hợp rủi ro cao phải sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Theo TT68, các DN thuộc rủi ro cao về thuế (là DN có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có 8 dấu hiệu nêu tại Khoản 3 Điều 6 TT68), thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế trong 12 tháng hoạt động liên tục. Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có trách nhiệm thông báo cho DN, tổ chức kinh tế thuộc loại rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Sau thời gian 12 tháng, DN, tổ chức kinh tế nếu được xác định không rủi ro, đáp ứng được điều kiện sử dụng HĐĐT và có đề nghị sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã. TT68 cũng quy định, trường hợp xuất khẩu hàng hóa hay ủy thác xuất khẩu hàng hóa đều phải sử dụng hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Điều 9 và Điều 15 TT68 quy định rõ, các trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã bao gồm: DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh; có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng HĐĐT để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.

Bên cạnh đó, TT68 nghiêm cấm các hành vi sử dụng HĐĐT để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế; hành vi lập HĐĐT phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.

DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn được tiếp tục sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh, hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế. Trường hợp tạm ngừng kinh doanh cần có HĐĐT giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh; đồng thời cần có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

Xử lý HĐĐT khi có sai sót

Tại Điều 11 và Điều 17 TT68 quy định, đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04 phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót và lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

Trường hợp HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc chưa có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót về tên, địa chỉ, nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót, thì không phải lập hóa đơn thay thế. Trường hợp HĐĐT đã gửi có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì các bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán lập HĐĐT mới, thay thế cho hóa đơn đã lập. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT đã được cấp mã, hoặc HĐĐT không mã đã lập có sai sót, sau khi gửi cơ quan thuế thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót và lập lại HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót (nếu cần thay thế).

Phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế

Điều 16 TT68 đã hướng dẫn phương thức, thời điểm và hình thức chuyển dữ liệu HĐĐT không có mã đến cơ quan thuế theo bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT (theo phụ lục 2 ban hành kèm theo TT68) áp dụng đối với 4 trường hợp là, các đơn vị cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: ngân hàng, bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không; các đơn vị bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng hoặc trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán xăng dầu cho người tiêu dùng cá nhân thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT. Đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp nêu trên phải chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn.

Về thời điểm chuyển, trường hợp thuộc đối tượng chuyển dữ liệu HĐĐT theo bảng tổng hợp, thì gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi tờ khai thuế GTGT theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trường hợp thuộc đối tượng chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn thì người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn, gửi hóa đơn cho người mua, đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

Điều kiện được cung cấp dịch vụ HĐĐT

Theo TT68, điều kiện đối với tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT bao gồm, chủ thể có tối thiểu 5 năm hoạt động trong lĩnh vực CNTT, đã triển khai hệ thống ứng dụng CNTT; cho tối thiểu 10 tổ chức; đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của DN hoặc giữa các tổ chức với nhau. Về tài chính, có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng. Về nhân sự, có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu; có nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 7 ngày trong tuần. Về kỹ thuật, có hệ thống thiết bị kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km, sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.

TT68 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14/11/2019. Từ ngày TT68 có hiệu lực thi hành đến ngày 31/10/2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành như thông tư hướng dẫn về hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế, HĐĐT và quyết định về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế vẫn có hiệu lực./.

Theo TCT

Chi tiết Thông tư 68/2019/TT-BTC tại đây./.